Lorsqu’il est question de la gestion des vérifications de casier judiciaire, l’efficacité et la sécurité deviennent les priorités des services de police. Le simple volume des demandes, conjugué à la nécessité d’un traitement rapide et précis, est à l’origine des défis opérationnels que de nombreux services de police au Canada connaissent bien.
Découvrez Agile Records, la solution d’un partenaire de confiance dans le domaine de l’application de la loi qui révolutionne la façon dont les vérifications de casiers judiciaires sont traitées et qui offre la seule solution de bout en bout pour la gestion du flux de travail des demandes de vérification de dossiers sur le marché.
Si vous envisagez de mettre à niveau votre système, vous avez peut-être déjà entendu parler d’Agile Records et des avantages qu’il peut procurer à votre service de police. Dans cette publication, nous expliquerons en quoi Agile Records se distingue de la concurrence et comment sa conception tient compte des besoins particuliers des services de police.
La différence : Une automatisation qui transforme les services de police
Commençons par l’essentiel de ce qui distingue Agile Records : nous automatisons le service de demande de dossier de police lui-même, et non pas simplement l’expérience côté public des demandeurs.
Bien que de nombreux concurrents offrent une solution de présence en ligne où les demandeurs peuvent présenter leurs demandes de vérification de dossiers, la majeure partie du traitement incombe toujours au personnel policier. Les concurrents fournissent un tableau de bord hébergé pour la gestion des demandes entrantes, mais l’effectif policier doit quand même traiter manuellement chaque réponse en saisissant des données dans plusieurs systèmes.
Avec Agile Records, il en va autrement. Notre système est entièrement intégré aux flux de travail de la police et prend en charge le processus de bout en bout, ce qui réduit au minimum l’entrée des données et automatise les étapes cruciales.
Concrètement :
Aucune saisie manuelle de données : Le personnel de la police n’a plus besoin d’entrer manuellement des renseignements dans les systèmes. Notre système répartit automatiquement les demandes, traite les options de requêtes multiples entre les conventions d’appellation et communique des mises à jour en temps réel aux demandeurs.
Prise de décisions automatisée : Les résultats des requêtes sont automatiquement analysés, notés et signalés, ce qui permet à la police de se consacrer aux cas exigeant une intervention humaine, tandis que le lot de tâches restant est traité harmonieusement.
Grâce à Agile Records, votre service de police garde la pleine maîtrise de l’ensemble du flux de travail – de l’application à la prise de décisions en passant par la communication des résultats.
Agile Records est facile à utiliser, et l’interrogation automatique des bases de données permet d’économiser beaucoup de temps et des gains d’efficience.
Gestionnaire de l’unité des dossiers, service de police municipal de l’Ontario
Intégration complète avec le SGD
L’une des différences les plus importantes entre Agile Records et ses concurrents est notre intégration à votre système interne de gestion des dossiers de police (SGD). Cette intégration nous permet d’extraire des données des banques de données locales et nationales, notamment de traiter des requêtes dans des systèmes d’autres territoires de compétence, en veillant à ce que l’ensemble de l’information soit à jour et exhaustive.
Pour leur part, nos concurrents comptent souvent sur des systèmes qui ne sont pas intégrés au SGD en raison de préoccupations liées à la sécurité. Cela signifie qu’ils ne peuvent pas extraire directement des données des systèmes de la police locale, ce qui limite la portée de l’information à laquelle vous avez accès pendant le processus de vérification de dossiers.
« Consultation par la police seulement » – Propriété et sécurité des données
L’élément le plus important est sans doute que seule la police peut voir les demandes et en demeure propriétaire. Le stockage et la gestion des données liées aux demandes, et l’accès à celles-ci, sont des opérations qui ne passent jamais par des serveurs externes. Avec les concurrents, des renseignements publics de nature délicate sont stockés sur des serveurs de tiers, ce qui a soulevé des préoccupations en matière de protection de la vie privée et mené à des plaintes auprès d’organismes de réglementation comme le Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario. Agile Records permet à votre service de police de garder le plein contrôle des données, tout en maintenant le plus haut niveau de confidentialité et de sécurité.
Nous veillons à ce que les résultats soient stockés en toute sécurité dans les réseaux de la police et puissent être communiqués aux demandeurs sous la forme de documents inviolables signés numériquement. Cela garantit que les renseignements sensibles demeurent en sécurité tout au long du processus.
Par opposition, bon nombre de nos concurrents exigent que la police téléverse les résultats sur des sites tiers par FTP, où les demandeurs doivent ensuite télécharger l’information demandée. Cela augmente le risque d’atteinte à la protection des données, soulève des préoccupations relatives à la protection de la vie privée et rend plus difficile de garantir l’intégrité des résultats.
Intégration harmonieuse des demandes en personne
Un autre facteur de différenciation clé est la façon dont Agile Records gère les demandes en personne. Les demandes de vérification du casier judiciaire ne sont pas toutes soumises en ligne, et de nombreux demandeurs préfèrent ou exigent encore des visites en personne aux postes de police.
Nous sommes le seul fournisseur offrant la prise en charge d’un flux de travail en personne qui s’harmonise avec celui des demandes en ligne. Ce flux de travail unifié permet au personnel policier de gérer efficacement les demandes numériques et en personne, sans avoir besoin de systèmes ou de processus distincts. Nos concurrents, par contre, laissent les demandes en personne au service de police, ce qui peut entraîner un flux de travail fragmenté et un traitement incohérent des données.
Flux de travail automatisé des « correspondances » liées à un casier judiciaire
La gestion d’un résultat « sans correspondance » est simple pour la plupart des systèmes, mais lorsqu’un casier judiciaire est détecté, le processus devient beaucoup plus complexe. Chez Agile Records, nous avons mis au point une solution qui automatise les flux de travail « sans correspondance » et « avec correspondance ».
Cela signifie que lorsqu’un casier judiciaire est signalé, le système automatise le processus de divulgation, ce qui fait gagner beaucoup de temps à votre personnel. Nos concurrents, en revanche, traitent manuellement les résultats de la vérification des correspondances par le personnel policier, ce qui ajoute une couche d’inefficacité et peut entraîner des retards.
Prise d’empreintes digitales et prise de rendez-vous : Un système entièrement intégré
Lorsqu’une vérification du casier judiciaire exige la prise d’empreintes digitales ou une vérification supplémentaire, elle entraîne souvent des retards et complique la logistique de la prise de rendez-vous. Agile Records résout ce problème en offrant un service intégré de prise d’empreintes digitales et de rendez-vous. Les demandeurs peuvent facilement prendre rendez-vous pour une visite en personne pour terminer le processus. Cette fonctionnalité est entièrement intégrée au flux de travail de vérification des dossiers.
La plupart des concurrents n’offrent pas cette fonctionnalité. Les services de police doivent donc gérer ces rendez-vous manuellement, ce qui entraîne souvent une non-concordance des données et un manque de coordination des flux de travail.
Solutions sur mesure pour chaque service de police
Il n’existe pas deux services de police qui fonctionnent exactement de la même façon. C’est pourquoi nous avons conçu Agile Records pour qu’il soit fortement configurable, à savoir en offrant plus de 700 composantes personnalisables. Nous adaptons notre solution aux besoins et au flux de travail de chaque service de police, tout en respectant les normes provinciales.
Par opposition, nos concurrents utilisent souvent une approche « à taille unique » qui ne tient pas compte des processus internes propres à chaque service de police. Ce manque de souplesse de personnalisation peut mener à des inefficacités et à un système qui devient plus un fardeau qu’un avantage.
Service d’assistant technique
Le personnel du service d’assistance d’Agile Records est réactif et répond rapidement aux préoccupations ou aux questions.
Spécialiste des dossiers de police, service de police municipal de l’Ontario
Enfin, Agile Records offre un service d’assistance complet pour le public et les services de police. Notre soutien technique de niveau 1 traite les demandes de renseignements généraux du public, tandis que le soutien de niveau 2 est réservé au personnel policier pour qu’il puisse transmettre des questions plus complexes à un échelon supérieur. Nous consignons toutes les demandes de renseignements et faisons preuve d’une transparence complète quant à la façon dont elles sont traitées.
Avec les concurrents, la réponse à la plupart des demandes de soutien – tant techniques que liées à l’état d’avancement – incombe au service de police, ce qui exerce une pression supplémentaire sur les ressources internes.
Chez Agile Records, nous sommes fiers d’être la solution à laquelle les services de police font confiance partout au Canada. L’accent que nous mettons sur l’automatisation, la sécurité et la personnalisation nous place dans une position unique pour répondre aux exigences croissantes des processus de vérification du casier judiciaire d’aujourd’hui, tout en protégeant l’intégrité des données sensibles. Si vous êtes prêt à transformer la façon dont votre service de police traite les vérifications de dossiers, communiquer avec l’équipe d’Agile Records pour réserver une démonstration de présentation!
