Et si vous pouviez réduire de plus de 60 % le temps de traitement de votre vérification des dossiers?

Pour un service de police municipal en Ontario, ce n’est plus simplement une question hypothétique, c’est la réalité. Face à la demande écrasante de vérifications du casier judiciaire, aux processus inefficaces et à l’augmentation des arriérés, l’organisme avait besoin d’une solution qui saurait transformer radicalement ses activités. En adoptant Agile Records, ce service de police a non seulement réduit radicalement les délais de traitement, mais il a également amélioré la sécurité des données et la protection des renseignements personnels.

Cette étude de cas décrit comment Agile Records a contribué à simplifier ses processus et à réduire considérablement le temps de traitement des demandes de vérification de dossiers.

Le défi : Systèmes désuets et arriérés croissants

À l’instar de nombreux services de police au Canada, ce service de police a été inondé de demandes de vérification du casier judiciaire, de vérification des antécédents et de vérification d’autres dossiers. Le traitement de ces demandes était un processus manuel complexe qui consistait à extraire des données provenant de plusieurs systèmes. L’équipe a dû relever plusieurs défis importants:

• Saisie manuelle des données: Une grande partie du travail a été effectuée manuellement, ce qui a obligé le personnel à saisir des données dans plusieurs systèmes. Cela entraînait des retards importants et une forte probabilité d’erreur humaine.
• Systèmes cloisonnés: Le logiciel existant était désuet et s’intégrait difficilement à la technologie du Centre d’information de la police canadienne (CIPC) ou aux systèmes internes du service de police. Cela a ajouté du temps au processus de vérification des dossiers et créé des redondances.
• Augmentation des arriérés: En raison des inefficacités et du volume croissant de demandes, le service de police était aux prises avec un arriéré qui a étiré les délais de traitement à trois ou quatre semaines en moyenne.
• Risques pour la sécurité et la protection des renseignements personnels: La nature manuelle du système, combinée à des solutions de stockage disparates, posait des risques importants pour la sécurité. Le service de police avait besoin d’une solution qui protégerait les données de nature délicate tout en maintenant la conformité avec la réglementation sur la protection des renseignements personnels.

Le service de police a reconnu le besoin d’une restructuration. Après avoir évalué différentes solutions, il a choisi Agile Records pour automatiser et simplifier ses processus de vérification du casier judiciaire.

La solution : Un logiciel de demande de vérification de dossiers de bout en bout

Agile Records offrait un ensemble d’outils spécialement conçus pour les organismes d’application de la loi qui leur permettaient de moderniser et d’optimiser leurs opérations. La solution permettait d’emblée de relever les principaux défis :

• Traitement automatisé des données : Agile Records a automatisé les tâches les plus chronophages, comme l’extraction de données provenant de sources multiples et la recherche dans le CIPC. Cela a éliminé la nécessité pour le personnel de traiter manuellement les données et réduit considérablement les erreurs.
• Intégration avec le CIPC et les systèmes locaux : L’une des caractéristiques principales de la solution était sa capacité à s’intégrer directement aux systèmes nationaux (comme le CIPC) et aux bases de données locales. Cela a permis l’interrogation en temps réel et éliminé le besoin de saisir des données en double.
• Confidentialité et sécurité renforcées : Le système offrait le stockage centralisé des données, ce qui a permis au service de police de contrôler plus facilement l’accès aux renseignements sensibles et d’assurer la conformité avec les lois sur la protection des renseignements personnels.
• Interface conviviale : Agile Records offrait aussi une interface intuitive, ce qui a réduit la formation requise pour le personnel et lui a permis d’adopter rapidement le nouveau système.

Les résultats : Une amélioration considérable de l’efficacité et de la sécurité

Après la mise en œuvre d’Agile Records, le service de police a observé des améliorations spectaculaires sur les plans de la rapidité et de la sécurité. En voici quelques exemples :

• Réduction du temps de traitement : Avant la mise en œuvre d’Agile Records, le temps de traitement moyen pour une vérification de dossiers était de huit semaines. Après la mise en œuvre, ce délai a été réduit à seulement 24 à 48 heures, ce qui représente une réduction de plus de 60 % du temps de traitement.
• Élimination de l’arriéré : L’arriéré du service de police, qui avait déjà atteint plus de 6 000 demandes en attente, a été éliminé en quelques semaines seulement. Le personnel pouvait maintenant traiter les nouvelles demandes à mesure qu’elles étaient reçues, ce qui a empêché la formation d’un autre arriéré.
• Économie de temps du personnel : En automatisant la majeure partie du processus de saisie des données, Agile Records a libéré des centaines d’heures de travail du personnel par mois. Cela a permis aux employés de se consacrer à des tâches plus complexes, comme l’examen des cas signalés ou la communication directe avec les citoyens.
• Réduction du nombre d’erreurs : Grâce à l’automatisation du processus d’interrogation des données, le service de police a constaté une réduction de 70 % des erreurs de saisie manuelle des données, ce qui a amélioré l’exactitude des résultats et la rapidité avec laquelle ils ont été communiqués.
• Sécurité des données améliorée : Les données sensibles étaient devenues gérées et chiffrées centralement dans le réseau sécurisé du service de police.

Débrider l’efficience grâce à Agile Records

Pour ce service de police, la transition à Agile Records a été transformatrice. En quelques mois seulement, il a pu réduire ses délais de traitement de 97 %, éliminer son arriéré et améliorer considérablement la sécurité et l’exactitude de ses opérations de vérification de dossiers. Grâce aux centaines d’heures de travail économisées par mois, il a pu améliorer la prestation globale des services tout en garantissant la sécurité des données sensibles.

Dans un contexte où de plus en plus de services de police au Canada font face à des défis semblables, Agile Records offrent une voie à suivre. Que votre service de police soit aux prises avec une demande croissante, des systèmes désuets ou des risques liés à la sécurité, Agile Records peut fournir les outils dont vous avez besoin pour simplifier vos opérations et améliorer la qualité du service.

Auteur : John Mihailov

John Mihailov est analyste en informatique de gestion pour Rogue Data Corporation et cumule plus de 30 ans d’expérience dans la définition des exigences et le soutien à la mise en œuvre de systèmes de gestion du flux de travail, y compris l’automatisation des systèmes de rapports de police.

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter le site www.policeservicesoftware.ca ou communiquer directement avec nous au 613-260-1653, poste 119. Vous pouvez communiquer directement avec M. Mihailov par courriel à l’adresse [email protected]